Datenschutz für Bewerber
Willkommen bei der PERSONALANKER!
Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um Ihre Karriere weiter voranzubringen. Um unsere Dienstleistung angemessen erbringen zu können, verarbeiten und verwenden wir persönliche Informationen über Sie. Natürlich sind wir dabei bemüht, Ihre Privatsphöre zu schützen und zu respektieren.
Inhalt
1. Definition einiger wichtiger datenschutzrechtlich relevanter Begriffe
2. Welche persönlichen Daten werden von uns erhoben und verwendet?
3. Warum verwenden wir Ihre persönlichen Daten?
4. Was sagt das Gesetz dazu?
5. Müssen Sie uns die persönlichen Daten zur Verfügung stellen?
6. Wie lange behalten wir Ihre persönlichen Daten?
7. Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?
8. Geben wir Ihre Daten außerhalb der EU weiter?
9. Was sind Ihre Rechte?
10. Wie setzen Sie sich mit uns in Verbindung?
11. Wie handhaben wir Änderungen an dieser Erklärung?
1. Definition einiger wichtiger datenschutzrechtlich relevanter Begriffe
Zunächst möchten wir Sie darüber informieren, wie wir einige Begrifflichkeiten in dieser Erklärung verwenden. In dieser Erklärung werden Sie als der „Bewerber“ oder „Kandidat“ bezeichnet und mit „Sie“ angesprochen.
Wenn wir über „uns“ sprechen, meinen wir die PERSONALANKER GbR mit Sitz in Esslingen am Neckar. Wir bieten Personaldienstleistungen an, wie z. B. Personalvermittlung und -beratung an.
2. Welche persönlichen Daten werden von uns erhoben und verwendet?
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen von unseren Kunden) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär – 26 BDSG in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten Sie oder Ihr Arbeitgeber uns mit einem Testauswertungsgespräch beauftragt haben, ist unser Ziel, Ihnen mit der Testauswertung zu helfen, ggf. Ihre Arbeitsweise zu verbessern und Ihnen beratend zur Seite zu stehen.
Persönliche Daten, die wir in der Regel erheben, sind insbesondere:
– Ihr Name, Geburtsort und datum, Kontaktdaten und Qualifikationen (Berufserfahrungen, Ausbildungen, Fortbildungskurse und Praktika), Dokumente zum Beleg Ihrer Identität sowie alle anderen Informationen, die Sie in Ihrem Lebenslauf aufgelistet haben
– alle Daten aus den ausgefällten Fragebögen und Tests, die wir Ihnen zusenden und Sie uns ausgefällt zurücksenden
– Ihre Profildaten (z. B. bei einer Anmeldung und/oder Bewerbung durch ein Kandidatenportal oder eines Stellenanbieters wie Indeed, Monster, StepStone, Xing oder LinkedIn oder auf sonstigen Social-Media-Kanälen)
– die zwischen Ihnen und uns geführte Korrespondenz bei einer Kontaktaufnahme durch Sie
– Feedback von unseren Mitarbeitern und von Drittparteien über Sie (sofern Sie selbst ein Feedback über einen Kunden anderen Personen gegenüber abgeben, behalten wir dieses in der Regel; hierbei handelt es sich auch um persönliche Daten über Sie, da auch Ihre persönliche Meinung ein persönliches Datum ist)
– Details über eventuelle Behinderungen, um entsprechende Vorkehrungen, die wir für Sie am Arbeitsplatz zu treffen haben, umzusetzen
– ggf. sogar sensible Daten, soweit uns dies gesetzlich gestattet ist.
Wir nutzen auch im Rahmen des Bewerbungsprozesses für unseren Persönlichkeits-Test einen spezialisierten Software-Anbieter (Performia International mit dem Hauptsitz in Schweden). Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten, wie beispielsweise Ihrer Mailadresse, Ihrem Alter und Ihrem Geschlecht. Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.
3. Warum verwenden wir Ihre persönlichen Daten?
Ihre Bewerbungsunterlagen werden in unserem System gespeichert.
Sie können uns Ihre Unterlagen ausschließlich auf eine konkrete Stellenbeschreibung hin übersenden, wir verarbeiten die in der Bewerbung enthaltenen Daten dann lediglich in Bezug auf diese konkrete Stelle. Im Rahmen dieser übersendung können Sie uns eine Einwilligung in die längerfristige Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen in unserer Bewerberdatenbank erteilen.
Alternativ können Sie uns Ihre Unterlagen in Bezug auf eine allgemeine Bewerbung auf auch zukünftige Stellen (Initiativbewerbung) hin übersenden. Im Falle der Initiativbewerbung bzw. Ihrer Einwilligung in die längerfristige Speicherung Ihrer Unterlagen informieren wir Sie über unseres Erachtens auf Ihre Bewerbung passende und für Sie geeignete Stellen und übersenden – wenn Sie uns gegenüber Ihr Einverständnis äußern – Ihre Unterlagen wie im oben angegebenen Umfang an den jeweiligen Stellenausschreiber.
Wir verwenden Ihre Daten, um Ihnen unsere Dienstleistung anbieten zu können, dies ist beispielsweise bei Rekrutierungsmaßnahmen der Fall. Dies bedeutet, dass wir aus den von Ihnen zu Verfügung gestellten Daten (wie Lebenslauf, Informationen aus allen Interviews und Fragebögen oder Tests) ein Kandidatenprofil erstellen und dies an unsere Kunden senden, damit dieser Sie in Betracht ziehen kann und wir Sie über E-Mail, Telefon, Post und/oder andere Kommunikationskanäle über zukünftige Arbeitsmöglichkeiten auf dem Laufenden halten können oder wir Sie, wie es bei Testauswertungen der Fall ist, kompetent beraten und Ihnen bei Ihrer Karriere helfen können.
Wir verarbeiten Ihre Daten ggf. auch,
– um die Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren sicherzustellen,
– um die Kommunikationssysteme und sonstigen Systeme, die bei der PERSONALANKER GbR zum Einsatz kommen, zu verwalten (einschließlich interner Kontaktdatenbanken),
– um Vorfälle und Beschwerden zu untersuchen und darauf zu reagieren,
– zur internen und externen Nachweisbarkeit dieses Inhalts an Dritte, wie z. B. Kunden,
– um die Verpflichtungen und Rechte im Zusammenhang mit Untersuchungen wahrzunehmen und bei Untersuchungen behilflich zu sein, die von staatlichen Stellen und/oder Aufsichtsbehörden durchgeführt werden.
4. Was sagt das Gesetz dazu?
Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine Rechtsgrundlage anzugeben, um die Informationen, die wir über Sie erheben, verarbeiten zu dürfen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär – 26 BDSG in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
5. Müssen Sie uns die persönlichen Daten zur Verfügung stellen?
Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre persönlichen Daten zur Verfügung zu stellen. Es ist aber nahezu unmöglich für uns, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und Ihnen unsere Dienstleistung anzubieten, wenn Sie uns Ihre Daten nicht übergeben.
6. Wie lange behalten wir Ihre persönlichen Daten?
Die PERSONALANKER GbR speichert die personenbezogenen Daten des Bewerbers nur solange, wie dies zur Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich ist. Das bedeutet, dass wir die personenbezogenen Daten solange speichern, bis wir dem Bewerber eine neue Stelle vermittelt haben oder er uns darüber in Kenntnis setzt, dass er eine neue Anstellung gefunden hat oder die Erbringung unserer Dienstleistung nicht mehr in Anspruch genommen wird.
Unter bestimmten Umständen hat der Bewerber das Recht, seine personenbezogenen Daten löschen zu lassen. Bewerber können jederzeit eine entsprechende Anfrage stellen. Wir werden daraufhin überprüfen, ob der Anfrage entsprochen werden kann, da dieses Recht mit anderen gesetzlichen Rechten und Pflichten kollidiert und wir möglicherweise verpflichtet sind, Daten aufzubewahren. In Fällen, in denen Aufbewahrungsfristen einer Löschung nicht entgegenstehen, werden wir der Anfrage unverzäglich nachkommen.
Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.
Der im Rahmen unserer Dienstleistung durchgeführte Persönlichkeit Test, von Performia International, speichert Ihre personenbezogenen Daten fünf Jahre, ab dem Datum der letzten Einwilligung im System.
7. Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?
Wir geben Ihre Daten zur Erfüllung der oben genannten Zwecke auch an Dritte weiter. Vor der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten überprüfen wir im Einzelfall die rechtliche Grundlage zur Datenübermittlung.
Wir geben Ihre Daten weiter an:
– Wenn wir z.B. einen Dienstleister zur Verrichtung administrativer und operativer Arbeiten beauftragen.
– Finanz und Buchhaltungsanbieter im Verwaltungsbereich, welche eventuell Details von Bewerbern handhaben müssen, um Forderungen und Verbindlichkeiten zu verarbeiten.
– Wir können auch Dienstleister beauftragen, die IT Technologiedienstleistungen und Lösungen wie zum Beispiel Videointerviews und digitale Bewertungstools, anbieten.
– unsere Kunden: Wir geben Ihre Daten an Kunden von uns weiter, die Arbeitsstellen anbieten, an denen Sie Interesse haben könnten. Die Kunden sind hinsichtlich Ihrer Daten uns und Ihnen gegenüber gesetzlich und vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
– an öffentlich-rechtliche Einrichtungen, wie die Polizei, Aufsichts oder Strafverfolgungsbehörden, wenn wir nach einer ordnungsgemäßen überprüfung zu dem Ergebnis kommen, dass wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.
– Gegebenenfalls müssen wir Ihre Daten dem voraussichtlichen Verkäufer oder Käufer und deren Beratern mitteilen.
Die Dienstleister unterliegen vertraglichen oder sonstigen gesetzlichen Verpflichtungen, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren und Ihre Privatsphöre zu respektieren. Zudem haben sie nur Zugriff auf die Daten, die sie zur Erfüllung Ihrer Dienstleistung tatsächlich benötigen. Hierbei handelt es sich üblicherweise um IT Lieferanten, die unsere IT Systeme hosten oder unterstützen und dadurch in Berührung mit Informationen über Sie kommen.
8. Geben wir Ihre Daten außerhalb der EU weiter?
Ihre Daten können innerhalb oder außerhalb der EU in ein oder mehrere Länder transferiert und dort verarbeitet werden. Konkret heißt das, es kann in einzelnen Fällen vorkommen, dass unsere Kunden ihren Sitz in einem sog. Drittland haben oder es eine internationale Organisation ist. Wir achten insoweit darauf, als unsere Auftraggeber ein angemessenes Schutzniveau in Bezug auf den Umgang mit Ihren Daten bieten.
9. Was sind Ihre Rechte?
9.1. Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
9.2. Recht auf Berichtigung Ihrer persönlichen Daten
Wenn Sie belegen können, dass die persönlichen Daten, die wir über Sie besitzen, nicht richtig sind, haben Sie das Recht zu verlangen, dass diese Daten aktualisiert oder anderweitig korrigiert werden. Wir bitten Sie, uns per Mail über die Aktualisierung zu informieren.
9.3. Das Recht auf Einschränkung und Löschung
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten einschränken und/oder dass wir Ihre persönlichen Daten löschen. Sie können jederzeit von Ihrem Recht Gebrauch machen. In diesem Fall wird die PERSONALANKER GbR überprüfen, ob Ihrer Anfrage entsprochen werden kann, da dieses Recht von gesetzlichen Rechten oder Pflichten abhängig ist, die uns hinsichtlich der Aufbewahrung von Daten obliegen. In Situationen, in denen eine Löschung im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften steht, veranlassen wir, dass Ihrem Löschungsersuchen entsprochen wird. Die PERSONALANKER GbR löscht Ihre Daten dementsprechend unverzüglich. Beachten Sie dabei bitte, dass wir Ihnen, sobald Ihre Daten gelöscht sind, mit unserer Dienstleistung nicht mehr zur Verfügung stehen.
9.4. Recht auf Widerspruch
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben wollen, informieren Sie uns per E-Mail: info@personalanker.de. Wenn Sie uns per E-Mail informieren, dass Sie Ihre Rechte ausüben wollen, bitten wir Sie, sich zu identifizieren, bevor Ihrer Anfrage entsprochen werden kann.
9.5. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
10. Wie setzen Sie sich mit uns in Verbindung?
Wenn Sie hinsichtlich unserer Erklärung Fragen haben oder wenn Sie weitere Informationen darüber erhalten möchten, wie wir Ihre Daten schützen stehen wir Ihnen per E-Mail unter info@personalanker.de zur Verfügung.
11. Wie handhaben wir Änderungen an dieser Erklärung?
Die Bedingungen dieser Erklärung können sich mitunter ändern. Wir veröffentlichen alle wesentlichen Änderungen an dieser Erklärung über entsprechende Nachrichten, welche entweder über unsere Webseite www.personalanker.de oder über andere Kommunikationskanäle, über die wir Sie persönlich informieren, zur Verfügung gestellt werden.